Planleggingen og gjennomføringen av Vinterkonferansen gjøres av frivillige studenter ved NTNU Handelshøyskolen. Motivasjonen bak konferansen er å gi studenter og næringsliv påfyll og en mulighet til å skape kontakter. Vinterkonferansen ønsker også å bidra til å posisjonere NTNU Handelshøyskolen som den ledende økonomiske utdanningsinstitusjonen i Norge. 

Arrangørene er satt sammen av et styre, og fire grupper som har ansvar for hver sin del av konferansen. Disse gruppene er foredragsgruppen, markedsføringsgruppen, næringslivsgruppen og arrangementgruppen.